Bilan 2020 et prévisions 2021

Bilan de l’année 2020 :

Dès le début du mois de mars 2020 avec l’arrivée de la COVID-19 au Québec et la déclaration de pandémie, la décision a été prise de reporter le Phénicia en mai 2021, ainsi que les 6@8.

Les deux mots d’ordre ont été de préserver les acquis et de faire en sorte de mieux rebondir après la pandémie.

Dans l’année 2020 c’est un total d’environ 1000 heures (mille !) qui a été accompli par une douzaine de bénévoles tous administrateurs de la Chambre (Voir détails en Annexe A, à la fin du document).

Le travail entrepris pour la pérennité de la Chambre se détaille comme suit :

1. Fonctionnement de la Chambre :

Les premières actions ont été orientés sur la continuité du fonctionnement de la chambre qui était menacé par le confinement décrété le 15 mars 2020. En effet, le bureau de la chambre est devenu inaccessible car l’immeuble le Belgo a été fermé et est demeuré fermé jusqu’à fin juin 2020. Nous avons préféré mettre fin au contrat qui nous liait à l’employé à temps partiel (10h semaine) d’une part parce que son travail allait se réduire de façon importante avec l’annulation des activités et d’autre part par le fait qu’il allait recevoir davantage de revenus avec la PCU.

La priorité était donc d’assurer le fonctionnement de la Chambre par des moyens virtuels et des ressources humaines bénévoles.

1. 1. Fonctionnement du CA et des bénévoles :

La décision a été prise de prendre un abonnement sur la plateforme ZOOM de façon à communiquer de manière virtuelle avec les administrateurs pour les réunions du CA et de ces comités ainsi que pour les réunions des comités de bénévoles.

1. 1. 1. Travail du CA :

Le travail du CA a dû être amplifié. En effet, pour faire face à la crise il fallait d’abord la comprendre et aussi en comprendre les effets sur la durée mais aussi que tous les administrateurs échangent sur ce sujet, sur leur vécu afin de parvenir à une vision commune. Ce qui a demandé :

 

1. 1. 1. 1. Réunions du CA sur une base mensuelle au lieu de tous les 2 mois :

Habituellement, le CA ne se réunit que tous les deux mois soit à peu près 6 fois par an (Rappelons que le minimum exigé par les règlements généraux sont de 5 réunions par an). Dans les intervalles, tous les deux mois également ce sont des réunions du comité Exécutif qui veille sur le bon avancement des affaires courantes.

La bonne pratique recommandée en temps de COVID est de créer un comité de gestion de risques. N’ayant plus de ressources humaines ni de bureau à gérer, et les seuls risques étant de nature stratégique, il a été décidé que la gestion des risques serait effectuée par le CA directement en collégialité en demandant à chaque administrateur de s’impliquer davantage notamment par l’augmentation de la fréquence des réunions et des sujets à traiter : évolution de la pandémie, mise en place de la gestion virtuelle, conception et organisation d’événements en ligne, etc.

1. 1. 1. 2. Révision du budget prévisionnel :

La première action du Conseil d’Administration a été d’ajuster le budget prévisionnel à la réalité de la pandémie et à la suppression des activités en présentiel. Le budget ainsi corrigé (7 mai 2020) a été ramené à la hauteur de 21 000 $ avec un déficit d’environ 10 000 $ à comparer à un total de 177 500 $ en 2019 et un surplus de 15 000 $. (voir budget en Annexe B, à la fin de ce document).

1. 1. 1. 3. AGA virtuelle :

L’AGA prévue initialement en Juin a été reportée en septembre. En effet au mois de mai date à laquelle il fallait prendre la décision il y avait encore un espoir que la pandémie serait terminée à ce moment-là ! Sinon cela nous laissait le temps de concevoir et de trouver les outils pour gérer une AGA en ligne et notamment la possibilité de voter en ligne en direct. Finalement elle eu lieu le mercredi 23 septembre et fut suivie par 17 personnes (contre une trentaine l’année précédente).

1. 1. 1. 4. Lac à l’épaule :

Le lac à l’épaule fait partie des bonnes pratiques de gouvernance de la Chambre. Il a lieu chaque année dans les deux mois qui suivant l’AGA. Il a donc eu lieu en novembre 2020 réparti sur deux samedis matins les 14 et 21 novembre. Les administrateurs ont consacré la première session à mettre en commun leurs expériences et les données  qu’ils ont pu recueillir sur les pratiques des événements en ligne mises en place par les autres chambres de commerce ou organisations similaires ayant une mission économique. La deuxième session était une série d’échanges et de brain-storming pour tirer les leçons de ce que nous avions appris et d’en tirer des conclusions sur les possibles.

1. 1. 1. 5. Participation à un atelier/formation sur l’adaptation de la planification stratégique en temps de COVID (révision du modèle d’affaires) :

Dans le cadre du PACME, la FCCQ (fédération des Chambres de Commerce du Québec) a mise en place durant le deuxième semestre 2020 une série d’ateliers/formations sur la révision de la planification stratégique en temps de COVID pour les Chambres de commerce, donnés par des spécialistes de Raymond Chabot Grant Thorton (RCGT).

Trois Administrateurs qui avaient de la disponibilité pendant les heures de bureau ont ainsi pu participer à deux ateliers qui se sont déroulés le matin et l’après-midi du même jour le lundi 21 décembre. En s’appuyant sur les résultats du lac à l’épaule, le but était d’identifier et de formuler des actions à mettre en place dans les mois qui viennent. Le rapport est encore en cours d’élaboration et sera livré par RCGT au cours du mois de janvier 21.

 

1. 1. 2. Réunions du « comité spécial activités » tous les lundis :

Tous les lundis ou presque depuis le mois de mars, des réunions ont lieu pour réfléchir sur la possibilité d’événements en ligne et en fonction des questionnements, concevoir et préparer des sondages à destination des membres pour connaître leurs attentes. Ensuite, pour analyser les résultats et en tirer des conclusions sur la conception d’événements en ligne. Avec comme résultats les plus importants :

1. 1. 1. 1. La réalisation d’un sondage en deux temps en avril :

Dans un premier un sondage a été envoyé à travers l’infolettre ( + de 1600 adresses courriel ) pour connaître les intérêts des membres sur les thèmes des événements et la forme qu’ils pourraient prendre en ligne (conférences, panels, etc.). Puis dans un deuxième temps, en fonction des réponses obtenues les personnes s’étant identifiées comme étant intéressées pour s’impliquer ont été sondées sur leur possibilité de devenir conférencier ou animateur de tels événements en ligne.

Un intérêt marqué pour l’analyse du marché immobilier a été identifié à travers les résultats. Une demie douzaine de conférenciers ont été identifiés sur différents sujets portant sur la COVID et les mesures sanitaires et le partage des bonnes pratiques et le « vivre avec ».

1. 1. 1. 2. La réalisation d’une exposition de photos en ligne sur le thème de l’aménagement du poste de travail en temps de COVID, qui a eu lieu du 1^er au 21 juin sur la page Facebook de la Chambre. 21 participants ont envoyé chacun 1 photo avec un message pour els autres membres de la Chambre.

 

1. 1. 1. 3. La rédaction d’un concept de projet pour les 6@8 avec différentes variantes lesquelles doivent être testées lors du prochain sondage qui aura lieu à la mi-janvier 21.

 

1. 1. 3. Réunions du comité Yapla tous les vendredis :

Commencée en décembre 2019, la migration sur Yapla à été jugée la grande priorité de 2020 pour la Chambre. Elle avait été évaluée à une centaine d’heures de travail sans compter les formations préalables. Aussi à partir du mois de mai les trois bénévoles qui s’y sont consacrés ont décidé d’instaurer une réunion hebdomadaire pour faire le bilan du travail fait dans la semaine et déterminer les priorités de la semaine suivante.

Le nouveau site web a finalement pu être lancé fin novembre, à temps pour la campagne de membership. À cette date, le site est considéré achevé à 85%. Il manque encore des pages concernant des partenaires secondaires et des partenaires communautaires. Il reste également des pages d’archives à transférer sur le nouveau site.

1. 2. Migration du site internet et des services aux membres vers une plateforme avec un CRM intégré : Yapla

Lors du lac à l’épaule de novembre 2019, donc avant la pandémie, il avait déjà été identifié que la migration sur la plateforme Yapla serait intéressante à plusieurs niveaux :

1. 1. 1. 1. Site internet facile à mettre à jour après un apprentissage léger pouvant être maîtrisé sans connaissance de programmation donc pouvant être accomplie par des bénévoles sans connaissances particulières ;

 

1. 1. 1. 2. CRM intégré permettant :
            1. La gestion automatique du membership :

Chaque membre nouveau comme ancien peut désormais mettre à jour lui-même les informations qui le concernent qu’il désire voir apparaître dans le répertoire de la Chambre : Nom, numéro de téléphone adresse courriel et même Logo.

Des courriels sont générés automatiquement pour le renouvellement des memberships aux dates d’anniversaires de chaque membership. Tout cela était un travail fait par notre ancien employé.

1. 1. 1. 1. 2. La gestion des paiements des memberships et des événements payants avec facturations automatiques ;

Tout cela est généré automatiquement par Yapla et sa plateforme de paiement avec un lien direct vers notre compte bancaire par l’intermédiaire de la plateforme de paiement de la banque TD. Ce travail était fait par notre ancien employé.

1. 1. 1. 1. 3. La gestion des courriels aux membres ;

La liste des courriels des membres est tenue à jour automatiquement et immédiatement en temps réel en fonction des nouvelles adhésions.

1. 1. 1. 1. 4. La gestion des infolettres et leur envoi ;

Les infolettres étaient gérées sur MailChimp. Il fallait importer régulièrement les adresses courriels des nouveaux membres

1. 1. 1. 1. 5. La gestion des événements :

Plus besoin d’utiliser Eventbrite et de passer du temps à adapter les visuels de l’infolettre vers leur plateforme puis de rapatrier les données pour les comparer à la liste des membres et pouvoir faire des statistiques. Cet aspect est géré dans Yapla avec une facilité de créer des événements réservés aux membres.

1. 1. 1. 3. Économies substantielles :

80 % du travail fait jadis par notre employé à temps partiel a été automatisé. Les 30% restant, soit les réponses aux courriels et aux appels téléphoniques, ont été déléguées à des bénévoles. (économie de 10 000 $ par an)

L’abonnement à MailChimp n’est plus nécessaire et représente une économie de presque 500$ par an (40$ X 12 mois).

1. 1. 1. 4. Sécurité de fonctionnement :

Nous avons bénéficié d’une offre de groupe faite par Yapla au Regroupement des Jeunes Chambres de Commerce du Québec. Selon lequel un pourcentage minime est prélevé par cette plateforme sur les paiements effectués par cartes de crédits.

L’avantage est que tout est monitoré par les services de Yapla et qu’à la moindre panne ils interviennent pour rétablir le fonctionnement sans que nous ayons, comme par le passé à faire intervenir des bénévoles pour lesquelles nous ne sommes pas une priorité et sans que nous ayons à assurer une surveillance.

2. Maintenir les liens avec les membres :

La deuxième priorité de 2020 a été de maintenir le contact avec les membres et leur lien envers la Chambre par les actions suivantes :

1. 1. Envoi régulier d’infolettres sur un rythme accru (hebdomadaire au lieu de mensuel) :
      1. Mars-Avril : diffusion des informations concernant la COVID en milieu de travail (guide COVID de la FCCQ), ainsi que des ressources offertes par nos partenaires la banque TD et McCarthy-Tétrault ;
      2. Avril : Sondage sur les nouvelles activités virtuelles de la Chambre ;
      3. Mai-Juin : Exposition photo virtuelle sur Facebook ;
      4. Juillet : annonce de la conférence sur le marché Immobilier
      5. Septembre : AGA 2020 ;
      6. Octobre : annonce de la vidéo-conférence sur la transmission successorale des entreprises ;
      7. Novembre : promotion de l’opéra TRANS-ONE en première Québecoise produit par l’Orchestre Classique de Montréal, membre de la Chambre ;
      8. Décembre : Campagne de Membership et vœux pour la nouvelle année ;
      9. Tout au long de l’année :
         1. Partenariat avec les autres chambres de commerce pour diffusion de leurs programmes et conférences :
            1. Chambre de commerce LGBT du Canada : programme de mentorat et sommet virtuel.
            2. Amcham : Chambre de commerce américaine à Montréal : séries de conférences sur les élections américaines.
         2. Informations de la Chambre :
            1. Nouveaux avantages aux membres offerts par des membres : Estérel Resort par exemple ;
            2. Annonce du nouveau site web de la Chambre, etc.
   2. Sondages :
      1. Sondage sur les activités virtuelles et les conférences : recherche de conférenciers et de thèmes à aborder. Ce chantier est encore en élaboration et devrait aboutir à l’élaboration d’un programme de 6@8 en 2021.
      2. Un deuxième sondage plus précis sera envoyé en janvier 21.

 

1. 3. Exposition photo virtuelle sur Facebook : sur le thème de l’aménagement du poste de travail en temps de COVID, qui a eu lieu du 1^er au 21 juin sur la page Facebook de la Chambre. 21 participants ont envoyé chacun 1 photo avec un message pour les autres membres de la Chambre.

 

1. 4. Vidéo-conférences TD :

Les deux conférences suivantes ont été réalisées en directe mais enregistrées et sont diffusées sur Facebook ce qui leur assure une certaine pérennité. Dans le futur la conférence du 20 Octobre ayant un thème indépendant de l’actualité pourra être reprise ultérieurement sur notre chaîne You Tube :

 

1. 1. 1. Vidéo-conférence TD du 7 juillet : Sur la résilience du marché Immobilier Montréalais après le confinement : Avec Caroline Salette et des experts de la banque TD ;

 

1. 1. 2. Vidéo-conférence TD du 20 Octobre : Sur la transmission successorale des entreprises avec Annie Boivin et François Desmarais, 2 experts de la branche Gestion de patrimoine de la banque TD.

 

1. 5. Campagne de membership :

La campagne de Membership a débuté le 2 décembre avec l’annonce du lancement du nouveau site web de la Chambre et l’accent mis sur la nécessité de soutenir la Chambre en temps de pandémie et de garder les liens entre les membres.

1. 1. 1. Message vidéo du président :

Un vidéo a été réalisé et diffusée sur la page Facebook de la Chambre

1. 1. 2. Courriels envoyés aux membres :

Des courriels ont été rédigé avec le message du président invitant les membres à renouveler leur adhésion et annonçant l’envoi du prochain sondage sur les activités 2021 de la Chambre. Ces courriels sont programmés pour le 15 décembre, le 30 décembre et le 15 janvier.

La campagne de membership se poursuivra sous différentes formes au cours du mois de février et du mois de mars, notamment à l’occasion de la création d’activités virtuelles.

Prévisions 2021 :

Suite à cette année 2020 éprouvante pour tous comme pour la Chambre, les priorités restent de maintenir le bon fonctionnement virtuel de la Chambre mais également désormais de développer ses activités en ligne.

Les activités que nous désirons développer doivent être en adéquation avec les attentes de nos membres et posséder un caractère particulier qui n’appartient qu’à notre Chambre qui est celle de la communauté d’affaires LGBT.

1. Fonctionnement de la Chambre

Le fonctionnement de la Chambre par des liens virtuels est maintenant intégré dans la culture de la Chambre.

1. 1. Réunions du CA tous les mois :

Les réunions du CA vont continuer sur une base mensuelle, ce qui est essentiel pour maintenir une bonne cohésion de la vision des administrateurs dans une situation de pandémie qui évolue toutes les semaines. La campagne de vaccination du gouvernement et sa rapidité d’exécution seront déterminant pour la reprise des activités en présentiel.

La première réunion du CA en Février 21 devra également se pencher sur le plan d’action issu de la réflexion stratégique mené par RCGT et devra mettre en application les mesures concrètes qui s’y trouvent.

1. 2. AGA prévue en Juin 2021 :

Il serait bon d’organiser une AGA virtuelle en juin afin de revenir à la bonne date, la campagne de vaccination ne permettant probablement pas une AGA en présentiel en septembre. Par contre cela demandera un effort pour combler les postes d’administrateurs qui sont vacants. Le travail du comité de sélection devra être soutenu par des formulaires de candidatures en ligne qui restent encore à concevoir.

1. 3. Réunions du « comité spécial activités » :

Le comité reprendra ses travaux sur une base hebdomadaire après la période des fêtes afin de pouvoir livrer les premiers 6@8 virtuels dans la deuxième quinzaine de février suite aux résultats du sondage.

1. 4. Lac à l’épaule orienté sur la reprise des activités en présentiel en 2022 :

Il est important que le lac à l’épaule soit orienté sur la planification de la reprise des activités en présentiel en 2022. Dès le début de l’année ou dès la party de Noël 21 ? Il y a trop d’incertitudes pour pouvoir en décider que ce soit aujourd’hui ou immédiatement après l’AGA de juin, aussi le Lac à l’épaule pourrait avoir lieu en octobre novembre dès que l’incertitude sera levée sur l’avancement de la campagne de vaccination et la réduction des mesures de distanciation sociales et sanitaires.

2. Maintien des liens avec les membres :

Le maintien des liens avec les membres se fera en continuité avec les mesures mises en place en 2021 et avec la mème fréquence. La campagne de membership sera intégrée aux activités dès la reprise de celles-ci. Les infolettres conserveront leur rythme hebdomadaire en alternant les nouvelles de la Chambre, les nouvelles des membres et des partenaires. Les sondage sur les activités deviendront des sondages de satisfaction clients sur les nouvelles activités en ligne afin de les améliorer au cours de l’année et sur les activités en présentiel dès l’automne pour préparer 2022.

 

3. Création d’activités en ligne :

La création d’activités en ligne sera un élément essentiel pour conserver la fidélité des membres et en attirer de nouveaux. Il a déjà été identifié par le comité spécial activités qu’elles doivent avoir un cachet particulier qui reste à définir.

Outre la création de 6@8 virtuels dont la spécificité sera de proposer un cocktail d’informations sous la forme de mini-conférences suivies de réseautage en ligne dans une ambiance décontractée, un Événement festif virtuel sous la forme d’un super 6@8 ou d’une soirée des membres dont la formule reste à définir, pourra être organisé sous le thème de la résilience soit fin juin, soit début septembre.

La formule doit être souple et l’organisation légère pour ne pas absorber trop de ressources humaines bénévoles de la Chambre, lesquelles sont limitées ; aussi une banque d’heures d’un consultant en événementiel pourrait être envisagée. Un montant de 10 000 $ correspondant à 100 heures semble être adéquat (par comparaison aux 500 heures du Phénicia : 200 heures payées et 300 heures de bénévolat).

Avec de la chance, un Souper de Noël en présentiel peut être envisagé en décembre 21. Le CA le déterminera suite à son Lac à l’épaule du mois de septembre.

 

Bilan et prévisions établies le 18 janvier 2021.

 

Thierry ARNAUD,

Président.